Diensten / Automatisering & data

03 / 08

Automatisering & data · Processen, integratie en rapportering

Typ het één keer. Laat de systemen de rest doen.

In veel kleine bedrijven wordt dezelfde bestelling in drie systemen ingetypt, reist een factuur per mail en met de hand, en is het maandrapport een spreadsheet die één persoon begrijpt. A4IT brengt het proces in kaart, haalt de stappen weg die niemand nodig heeft en koppelt de systemen die u al hebt, zodat data één keer wordt ingevoerd en aankomt waar ze wordt gebruikt.

Plan een automatiseringsintake → Wat we leveren Hoe een traject verloopt

Wat u krijgt, wat van u blijft, waar het ophoudt

Gezegd vóór het eerste gesprek

U krijgt

Een uitgetekend proces, zoals het vandaag is en zoals het zou moeten zijn, dat uw team herkent
Werkende automatisering tussen uw echte systemen, getest met uw echte dossiers
Foutafhandeling en logging, zodat een mislukte overdracht wordt opgemerkt en kan worden herhaald
Documentatie en een overdrachtssessie voor de mensen die het beheren

Blijft van u

Uw data, uw procesmodellen, uw mappings en uw broncode
De licenties en accounts van elke tool, op naam van uw bedrijf
De bedrijfsregels: leesbaar en aanpasbaar, niet weggestopt in een black box
De beslissing welke stappen een menselijke controle houden

Grenzen

Geen beloofde nauwkeurigheid van herkenning of extractie voordat we op uw documenten hebben gemeten
Geen automatisering van een proces dat stuk is: we vereenvoudigen het eerst
Geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies: wij bouwen wat uw accountant specificeert
Geen vervanging van uw ERP of boekhoudpakket; we koppelen ermee

Wat we leveren

Zes bouwstenen · neem er één of allemaal

01 · Begin hier

Procesanalyse en vereenvoudiging

Voordat een stap wordt geautomatiseerd, vragen we of de stap wel moet bestaan. De goedkoopste automatisering is de taak die u niet meer doet.

Echte dossiers volgen

We volgen werkelijke bestellingen, facturen en aanvragen van aankomst tot archief, samen met de mensen die ze behandelen, uitzonderingen inbegrepen.

Procesmodel in BPMN

De huidige flow getekend in een standaardnotatie: wie doet wat, in welk systeem, en waar werk blijft wachten. Eén pagina per proces waar dat kan.

Eerst vereenvoudigen

Dubbele controles, kopieën omwille van de kopieën en goedkeuringen waarvan niemand de reden nog kent, verdwijnen voordat er iets wordt gebouwd.

Gerangschikte kandidaten

Elke stap die kan worden geautomatiseerd krijgt een score op tijdwinst, foutrisico en bouwinspanning, zodat u kiest waar u begint.

02 · Bouwen

Workflowautomatisering

Terugkerend werk dat regels volgt: doorgestuurd, herinnerd, goedgekeurd en geregistreerd zonder dat iemand een lijst bijhoudt.

Regels en routering

Een aanvraag gaat naar de juiste persoon op basis van bedrag, klant, type of regio. De regels zijn configuratie die uw eigen medewerkers kunnen lezen.

Goedkeuringen en herinneringen

Goedkeuringsstappen met deadlines, herinneringen en een vervanger wanneer iemand afwezig is, per mail of in de tool die uw team al gebruikt.

Geplande jobs

Nachtelijke exports, periodieke controles en terugkerende documenten lopen volgens een planning, met een melding wanneer er iets misloopt.

Uitzonderingen voor mensen

Het standaardgeval loopt vanzelf. Alles wat ongewoon is, stopt en belandt in een werklijst, met de reden erbij.

03 · Bouwen

Documentverwerking en data-extractie

Facturen, bestellingen en formulieren die binnenkomen als pdf, scan, mail of gestructureerd bestand, omgezet in data die uw systeem kan boeken.

Eén ingang

Mailbox, upload, scanner en leveranciersportaal leiden naar dezelfde wachtrij, zodat elk document op dezelfde manier wordt behandeld en er geen verloren gaat.

Extractie

Velden worden gelezen met tekstherkenning en taalmodellen waar die helpen, en afgeleverd in een vast schema. Zie AI-consulting.

Validatie

Totalen worden herberekend, leveranciers en bestelnummers worden vergeleken met uw stamgegevens. Twijfelachtige documenten gaan naar een mens, met de twijfel gemarkeerd.

Gestructureerde e-facturen

Facturen die als gestructureerd bestand binnenkomen, bijvoorbeeld via het Peppol-netwerk, worden rechtstreeks gelezen en doorlopen dezelfde controles zonder herkenningsstap.

04 · Koppelen

Systeemintegratie

ERP, webshop, CRM, boekhouding, magazijn en het systeem dat twintig jaar geleden werd geschreven: gekoppeld zodat elk blijft doen waar het goed in is.

REST API's

Integraties via de interfaces die uw software aanbiedt, en nieuwe, gedocumenteerde API's waar uw eigen applicaties bereikbaar moeten zijn.

XML en XSLT

Berichtformaten gemapt en getransformeerd tussen partners en systemen, met schemavalidatie zodat een misvormd bericht aan de deur wordt geweigerd.

Bestandsuitwisseling

CSV-, fixed-width- en XML-bestanden via SFTP of gedeelde mappen, betrouwbaar gemaakt: gecontroleerd op volledigheid, gearchiveerd en nooit twee keer verwerkt.

Legacysystemen

Oudere applicaties, waaronder COBOL-programma's en hun bestandslay-outs, krijgen een nette interface zodat ze in dienst kunnen blijven terwijl de rest verder evolueert.

05 · Opschonen

ETL en datakwaliteit

Extract, transform, load: data verplaatsen tussen systemen en ervoor zorgen dat ze nog klopt wanneer ze aankomt.

Pipelines

Herhaalbare ladingen van bronsystemen naar een database die voor rapportering is gebouwd, elke stap gelogd en herstartbaar.

Kwaliteitsregels

Controles op dubbels, ontbrekende velden, onmogelijke waarden en gebroken verwijzingen, met een rapport van wat er werd gevonden en waar.

Stamgegevens

Eén afgesproken versie van klanten, producten en leveranciers, met een duidelijke regel over welk systeem de bron is voor welk veld.

Migraties

Overstappen naar een nieuw systeem: mapping, proefdraaien, aansluiting van totalen en een ingeoefende overschakeling met een weg terug.

06 · Zien

Rapportering en dashboards

De cijfers die u nodig hebt om het bedrijf te leiden, automatisch ververst en één keer gedefinieerd.

Eerst de definities

Wat is precies omzet, een openstaande bestelling, een actieve klant? Afgesproken en uitgeschreven, zodat twee rapporten elkaar niet meer tegenspreken.

Enkele goede schermen

Per rol een klein aantal dashboards die antwoorden op de vragen die elke week worden gesteld. Het detail zit één klik verder, niet op de eerste pagina.

Geplande rapporten

Het maandoverzicht komt in de mailbox toe als document of spreadsheet, gemaakt uit dezelfde data als het dashboard.

Toegang per rol

Mensen zien de cijfers die ze mogen zien. Persoonsgegevens en financiële data worden van bij het ontwerp afgeschermd.

Hoe een traject verloopt

Kleine stappen · na elke stap een beslissing

Intake
Een gesprek van dertig minuten: het proces dat pijn doet, de betrokken systemen.
30 minuten
Analyse
Echte dossiers gevolgd, het proces getekend, kandidaten gerangschikt.
Procesmodel + plan
Eerste automatisering
Eén flow, gebouwd tegen testkopieën van uw systemen, met een demo.
Werkende software
Ingebruikname
Oud en nieuw draaien naast elkaar tot de resultaten overeenkomen, dan schakelen we over.
In productie
Uitbreiden
Monitoring staat op punt, de volgende flow wordt gekozen uit de gerangschikte lijst.
Volgende stap afgesproken

Technologie

Gekozen per geval · niets is verplicht

ModelleringBPMN-procesmodellen, datamappings, interfacebeschrijvingen in OpenAPI

IntegratieREST API's, XML & XSLT, CSV- en fixed-width-bestanden, SFTP, message queues waar nodig

ApplicatieJava en Spring Boot, .NET, JavaScript, microservices, geplande jobs

DataPostgreSQL, SQL Server, ETL-pipelines, controles op datakwaliteit

DocumentenTekstherkenning, taalmodellen voor extractie, gestructureerde e-factuurformaten

LegacyCOBOL-programma's en bestandslay-outs, oudere databases, Linux- en Windows Server-omgevingen

Goede match, en geen match

Bespaart ons allebei een vergadering

Een goede match als

Dezelfde data in meer dan één systeem wordt ingetypt
Rapporten elke maand met de hand in spreadsheets worden samengesteld
Een ouder systeem moet blijven draaien maar met nieuwere moet praten
Iemand in het bedrijf het proces kent en erover kan beslissen

Geen match als

Het proces elke week verandert en niemand het kan beschrijven
De echte wens een nieuw ERP is: kies dat dan eerst
Geen enkel betrokken systeem een interface, een export of een database heeft waar we bij mogen
Uitzonderingen nooit door een mens mogen worden bekeken

Vragen over automatisering en data

Alle vragen →

01Moeten we onze huidige software vervangen?

Meestal niet. Het vertrekpunt is de software die u hebt. We koppelen ermee via de interface, de exports of de database, en raden vervanging alleen aan wanneer een systeem elke verstandige weg blokkeert.

02Ons hoofdsysteem is heel oud. Is dat een probleem?

Het is een beperking, geen eindpunt. Oudere systemen, waaronder COBOL-applicaties, kunnen vaak bestanden uitwisselen of in een interface worden verpakt. We bekijken wat mogelijk is voordat we iets beloven. Zie softwareontwikkeling.

03Hoe betrouwbaar is het automatisch lezen van facturen?

Dat hangt af van uw documenten, en we weten het pas nadat we op een staal ervan hebben gemeten. Wat het resultaat ook is, validatieregels en een menselijke controle voor twijfelgevallen maken deel uit van het ontwerp.

04Kunt u helpen met e-facturatie en Peppol?

We kunnen het ontvangen en versturen van gestructureerde facturen koppelen aan uw eigen systemen en processen. Welke verplichtingen voor uw bedrijf gelden en vanaf wanneer, is een vraag voor uw accountant.

05Wat gebeurt er als een integratie 's nachts uitvalt?

Storingen zijn te verwachten en het ontwerp houdt er rekening mee. Elke overdracht wordt gelogd, een mislukte overdracht geeft een melding en kan opnieuw worden uitgevoerd zonder dubbels te maken. Wie verwittigd wordt en hoe snel iemand reageert, wordt vooraf afgesproken.

06Hebben we een datawarehouse nodig voor dashboards?

Voor een kmo volstaat vaak een bescheiden rapporteringsdatabase. We vertrekken van de vragen waarop u een antwoord wilt en bouwen de kleinste opzet die ze betrouwbaar beantwoordt.

Breng de taak mee waar iedereen bij maandeinde tegen opziet. Wij tonen u wat weg kan.

Antwoord binnen drie werkdagen.Plan een automatiseringsintake →Hoe we werken