Servicer / Automatiséierung & Daten

03 / 08

Automatiséierung & Daten · Prozesser, Integratioun a Reporting

Eemol antippen. De Rescht maachen d'Systemer.

A ville klenge Betriber gëtt déi selwecht Bestellung an dräi Systemer agetippt, eng Rechnung reest per Mail a per Hand, an de Mountsrapport ass eng Tabell, déi eng eenzeg Persoun versteet. A4IT kartéiert de Prozess, hëlt déi Schrëtt eraus, déi kee brauch, a verbënnt d'Systemer, déi Dir schonn hutt, sou datt Daten eemol agi ginn an do ukommen, wou se gebraucht ginn.

Automatiséierungs-Éischtgespréich plangen → Wat mir liwweren Wéi en Optrag ofleeft

Wat Dir kritt, wat Äert bleift, wou et ophält

Gesot virum éischte Gespréich

Dir kritt

E gezeechente Prozess, wéi en haut ass a wéi e soll sinn, deen Är Equipe erëmerkennt
Automatiséierung, déi fonctionéiert, tëscht Äre reelle Systemer, getest mat Äre reelle Fäll
Feelerbehandlung a Protokolléierung, sou datt en Transfert, dee feelschléit, opfält a ka widderholl ginn
Dokumentatioun an eng Iwwergabsessioun fir déi Leit, déi et bedreiwen

Bleift Äert

Är Daten, Är Prozessmodeller, Är Mappingen an Äre Quellcode
D'Lizenzen an d'Konte vun all Tool, op den Numm vun Ärem Betrib
D'Geschäftsregelen: liesbar an ännerbar, net an enger Black Box verstoppt
D'Decisioun, wéi eng Schrëtt eng mënschlech Kontroll behalen

Grenzen

Keng versprache Genauegkeet bei Erkennung oder Extraktioun, ier mir op Ären Dokumenter gemooss hunn
Keng Automatiséierung vun engem Prozess, dee futti ass: mir vereinfachen en als éischt
Keng Berodung a Comptabilitéit, Steieren oder Recht: mir bauen, wat Äre Comptabel spezifizéiert
Keen Ersatz vun Ärem ERP oder Comptabilitéitsprogramm; mir schléissen eis drun un

Wat mir liwweren

Sechs Bausteng · huelt een oder all

01 · Hei ufänken

Prozessanalys a Vereinfachung

Ier e Schrëtt automatiséiert gëtt, froe mir, ob et de Schrëtt iwwerhaapt soll ginn. Déi bëllegst Automatiséierung ass déi Aufgab, déi Dir net méi maacht.

Echt Fäll verfollegen

Mir verfollegen echt Bestellungen, Rechnungen an Ufroe vun der Arrivée bis an den Archiv, zesumme mat de Leit, déi se behandelen, d'Ausnamen abegraff.

Prozessmodell a BPMN

Den aktuellen Oflaf, gezeechent an enger Standardnotatioun: wie mécht wat, a wéi engem System, a wou d'Aarbecht waart. Wa méiglech eng Säit pro Prozess.

Als éischt vereinfachen

Duebel Kontrollen, Kopien ëm der Kopie wëllen a Fräigaben, bei deene kee méi weess firwat, ginn ewechgeholl, ier eppes gebaut gëtt.

Klasséiert Kandidaten

All Schrëtt, dee kéint automatiséiert ginn, gëtt op gespuerten Zäit, Feelerrisiko a Bauopwand bewäert, sou datt Dir wielt, wou ugefaange gëtt.

02 · Bauen

Workflow-Automatiséierung

Widderkéierend Aarbecht, déi Regele follegt: weidergeleet, erënnert, fräigeginn an festgehalen, ouni datt een eng Lëscht féiert.

Regelen a Routing

Eng Ufro geet bei déi richteg Persoun op Basis vu Betrag, Client, Typ oder Regioun. D'Regele si Konfiguratioun, déi Äert eegent Personal ka liesen.

Fräigaben an Erënnerungen

Fräigabschrëtt mat Fristen, Erënnerungen an engem Vertrieder, wann een net do ass, per Mail oder am Tool, dat Är Equipe scho benotzt.

Geplangten Jobs

Nuetsexporter, periodesch Kontrollen a widderkéierend Dokumenter lafen no engem Zäitplang, mat enger Notifikatioun, wann eppes feelschléit.

Ausname fir Mënschen

De Standardfall leeft vum selwen. Alles Ongewéinleches bleift stoen a lant an enger Aarbechtslëscht, mat dem Grond derbäi.

03 · Bauen

Dokumentenerfaassung an Datenextraktioun

Rechnungen, Bestellungen a Formulairen, déi als PDF, Scan, Mail oder strukturéiert Datei ukommen, ëmgewandelt an Daten, déi Äre System ka buchen.

Een Agank

Mailbox, Upload, Scanner a Fournisseursportal féieren an déi selwecht Waardeschlaang, sou datt all Dokument d'selwecht behandelt gëtt a keent verluer geet.

Extraktioun

Felder gi mat Texterkennung a Sproochmodeller gelies, wou déi hëllefen, an an engem feste Schema geliwwert. Kuckt KI-Berodung.

Validéierung

Zomme ginn nogerechent, Fournisseuren a Bestellnummere mat Äre Stammdaten ofgeglach. Zweiwelhaft Dokumenter gi bei eng Persoun, mat dem Zweiwel markéiert.

Strukturéiert E-Rechnungen

Rechnungen, déi als strukturéiert Dateien erakommen, zum Beispill iwwer de Peppol-Reseau, ginn direkt gelies a lafen duerch déi selwecht Kontrollen, ouni Erkennungsschrëtt.

04 · Verbannen

Systemintegratioun

ERP, Webshop, CRM, Comptabilitéit, Lager an dee System, dee virun zwanzeg Joer geschriwwe gouf: verbonnen, sou datt jiddereen dat weider mécht, wat e gutt kann.

REST-APIen

Integratiounen iwwer d'Schnëttstellen, déi Är Software ubitt, an nei, dokumentéiert APIen do, wou Är eegen Applikatioune mussen erreechbar sinn.

XML an XSLT

Messageformater, tëscht Partner a Systemer gemappt an transforméiert, mat Schemavalidéierung, sou datt eng falsch opgebaute Message schonn un der Dier ofgewise gëtt.

Dateiaustausch

CSV-, Fixed-Width- an XML-Dateien iwwer SFTP oder gedeelten Dossieren, zouverlässeg gemaach: op Vollstännegkeet gepréift, archivéiert an ni zweemol veraarbecht.

Legacy-Systemer

Eeler Applikatiounen, dorënner COBOL-Programmer an hir Dateilayouten, kréien eng propper Schnëttstell, sou datt se am Asaz kënne bleiwen, während de Rescht weidergeet.

05 · Botzen

ETL an Datequalitéit

Extract, transform, load: Daten tëscht Systemer réckelen an dofir suergen, datt se nach stëmmen, wa se ukommen.

Pipelinen

Widderhuelbar Ladevirgäng aus de Quellsystemer an eng Datebank, déi fir Reporting gebaut ass, all Schrëtt protokolléiert an nei startbar.

Qualitéitsregelen

Kontrollen op Doublonen, feelend Felder, onméiglech Wäerter a futtis Referenzen, mat engem Rapport iwwer dat, wat fonnt gouf a wou.

Stammdaten

Eng ofgestëmmte Versioun vu Clienten, Produkter a Fournisseuren, mat enger kloerer Regel, wéi ee System fir wéi ee Feld d'Quell ass.

Migratiounen

Den Ëmstig op en neie System: Mapping, Testleef, Ofgläich vun den Zommen an eng geprouften Ëmstellung mat engem Wee zréck.

06 · Gesinn

Reporting an Dashboarden

D'Zuelen, déi Dir braucht, fir de Betrib ze féieren, automatesch aktualiséiert an eemol definéiert.

Als éischt d'Definitiounen

Wat genee ass Ëmsaz, eng oppe Bestellung, en aktive Client? Ofgestëmmt an opgeschriwwen, sou datt zwee Rapporten sech net méi widderspriechen.

E puer gutt Schiermer

Pro Roll eng kleng Zuel vun Dashboarden, déi d'Froe beäntweren, déi all Woch gestallt ginn. Den Detail ass ee Klick ewech, net op der éischter Säit.

Geplangte Rapporten

D'Mountsiwwersiicht kënnt als Dokument oder Tabell an d'Mailbox, erstallt aus deene selwechten Date wéi den Dashboard.

Zougrëff no Roll

D'Leit gesinn déi Zuelen, déi se däerfe gesinn. Perséinlech a finanziell Date gi scho beim Design ageschränkt.

Wéi en Optrag ofleeft

Kleng Schrëtt · no all Schrëtt eng Decisioun

Éischtgespréich
En Uruff vun drësseg Minutten: de Prozess, dee wéi deet, an déi betraffe Systemer.
30 Minutten
Analys
Echt Fäll verfollegt, de Prozess gezeechent, d'Kandidate klasséiert.
Prozessmodell + Plang
Éischt Automatiséierung
Een Oflaf, gebaut géint Testkopië vun Äre Systemer, mat enger Demo.
Software, déi leeft
Go-live
Al an nei lafen niewenteneen, bis d'Resultater iwwereneestëmmen, da gëtt ëmgeschalt.
A Produktioun
Ausbauen
Monitoring leeft, den nächsten Oflaf gëtt aus der klasséierter Lëscht gewielt.
Nächste Schrëtt ofgemaach

Technologie

Pro Fall gewielt · näischt ass obligatoresch

ModelléierungBPMN-Prozessmodeller, Datemappingen, Schnëttstellebeschreiwungen an OpenAPI

IntegratiounREST-APIen, XML & XSLT, CSV- a Fixed-Width-Dateien, SFTP, Message Queues wou néideg

ApplikatiounJava a Spring Boot, .NET, JavaScript, Microservicer, geplangten Jobs

DatenPostgreSQL, SQL Server, ETL-Pipelinen, Datequalitéitskontrollen

DokumenterTexterkennung, Sproochmodeller fir d'Extraktioun, strukturéiert E-Rechnungsformater

LegacyCOBOL-Programmer an Dateilayouten, eeler Datebanken, Linux- a Windows-Server-Ëmgéigungen

Passt, a passt net

Spuert eis zwee eng Reunioun

Passt, wann

Déi selwecht Daten a méi wéi ee System agetippt ginn
Rapporten all Mount vun Hand an Tabellen zesummegesat ginn
En eelere System muss weiderlafen, awer mat méi neie soll schwätzen
Een am Betrib de Prozess kennt an doriwwer kann decidéieren

Passt net, wann

De Prozess all Woch ännert a keen e ka beschreiwen
De wierkleche Wonsch en neien ERP ass: da wielt deen als éischt
Kee vun de betraffene Systemer eng Schnëttstell, en Export oder eng Datebank huet, un déi mir däerfen
Ausnamen ni vun enger Persoun däerfe gekuckt ginn

Froen iwwer Automatiséierung an Daten

All Froen →

01Musse mir eis aktuell Software ersetzen?

Meeschtens net. Den Ausgangspunkt ass déi Software, déi Dir hutt. Mir schléissen eis iwwer hir Schnëttstell, hir Exporter oder hir Datebank un a roden nëmmen zu engem Ersatz, wann e System all verstännege Wee blockéiert.

02Eisen Haaptsystem ass ganz al. Ass dat e Problem?

Et ass eng Contrainte, kee Stopp. Eeler Systemer, dorënner COBOL-Applikatiounen, kënnen dacks Dateien austauschen oder an eng Schnëttstell agepaakt ginn. Mir kucken, wat méiglech ass, ier mir eppes verspriechen. Kuckt Softwareentwécklung.

03Wéi zouverlässeg ass dat automatescht Liese vu Rechnungen?

Dat hänkt vun Ären Dokumenter of, a mir wëssen et eréischt, nodeems mir op enger Stéchprouf dovu gemooss hunn. Egal wéi d'Resultat ass: Validéierungsregelen an eng mënschlech Kontroll fir zweiwelhaft Fäll sinn Deel vum Design.

04Kënnt Dir bei der E-Facturatioun a bei Peppol hëllefen?

Mir kënnen den Agank an d'Verschécke vu strukturéierte Rechnungen un Är eege Systemer a Prozesser uschléissen. Wéi eng Obligatioune fir Äre Betrib gëllen a vu wéini un, ass eng Fro fir Äre Comptabel.

05Wat geschitt, wann eng Integratioun nuets feelschléit?

Mat Feeler gëtt gerechent, an den Design ass dorop ausgeluecht. All Transfert gëtt protokolléiert, e feelgeschloene léist eng Notifikatioun aus a kann nei gestart ginn, ouni Doublonen ze produzéieren. Wie benoriichtegt gëtt a wéi séier ee reagéiert, gëtt am Viraus ofgemaach.

06Brauche mir en Data Warehouse fir Dashboarden?

Dacks geet eng bescheide Reporting-Datebank fir e KMU duer. Mir fänke mat de Froen un, déi Dir beäntwert wëllt hunn, a bauen dee klengsten Opbau, deen se zouverlässeg beäntwert.

Bréngt déi Aufgab mat, virun där jiddereen um Enn vum Mount Angscht huet. Mir weisen Iech, wat ka fortfalen.

Äntwert bannent dräi Wierkdeeg.Automatiséierungs-Éischtgespréich plangen →Wéi mir schaffen