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Automatisation & données · Processus, intégration et reporting

Saisissez une seule fois. Laissez les systèmes faire le reste.

Dans beaucoup de petites entreprises, la même commande est saisie dans trois systèmes, une facture circule par e-mail et à la main, et le rapport mensuel est un tableur qu'une seule personne comprend. A4IT cartographie le processus, supprime les étapes dont personne n'a besoin et connecte les systèmes que vous avez déjà, pour que les données soient saisies une fois et arrivent là où elles sont utilisées.

Planifier un premier entretien automatisation → Ce que nous livrons Déroulement d'une mission

Ce que vous recevez, ce qui reste à vous, où cela s'arrête

Dit avant la première réunion
Vous recevez
  • Un processus dessiné, tel qu'il est aujourd'hui et tel qu'il devrait être, que votre équipe reconnaît
  • Une automatisation fonctionnelle entre vos systèmes réels, testée avec vos cas réels
  • La gestion des erreurs et la journalisation, pour qu'un transfert échoué soit remarqué et puisse être relancé
  • La documentation et une séance de transfert pour les personnes qui l'exploitent
Reste à vous
  • Vos données, vos modèles de processus, vos mappings et votre code source
  • Les licences et les comptes de chaque outil, au nom de votre entreprise
  • Les règles métier : lisibles et modifiables, pas enfouies dans une boîte noire
  • La décision des étapes qui conservent un contrôle humain
Limites
  • Pas de taux de reconnaissance ou d'extraction promis avant d'avoir mesuré sur vos documents
  • Pas d'automatisation d'un processus défaillant : nous le simplifions d'abord
  • Pas de conseil comptable, fiscal ou juridique : nous construisons ce que votre comptable spécifie
  • Pas de remplacement de votre ERP ou de votre logiciel comptable ; nous nous y connectons

Ce que nous livrons

Six briques · prenez-en une ou toutes
01 · Commencez ici

Analyse et simplification des processus

Avant d'automatiser une étape, nous demandons si cette étape doit exister. L'automatisation la moins chère est la tâche que vous ne faites plus.

Suivre des cas réels
Nous retraçons de vraies commandes, factures et demandes de l'arrivée à l'archivage, avec les personnes qui les traitent, exceptions comprises.
Modèle de processus en BPMN
Le flux actuel dessiné dans une notation standard : qui fait quoi, dans quel système, et où le travail attend. Une page par processus quand c'est possible.
Simplifier d'abord
Les contrôles en double, les copies pour le plaisir de copier et les approbations dont personne ne se rappelle la raison sont supprimés avant de construire quoi que ce soit.
Candidats classés
Chaque étape automatisable est notée sur le temps gagné, le risque d'erreur et l'effort de réalisation, pour que vous choisissiez par où commencer.
02 · Construire

Automatisation des workflows

Le travail récurrent qui suit des règles : acheminé, rappelé, approuvé et enregistré sans que personne ne tienne une liste.

Règles et routage
Une demande va à la bonne personne en fonction du montant, du client, du type ou de la région. Les règles relèvent d'une configuration que votre propre personnel peut lire.
Approbations et rappels
Des étapes d'approbation avec des échéances, des rappels et un remplaçant en cas d'absence, par e-mail ou dans l'outil que votre équipe utilise déjà.
Tâches planifiées
Les exports nocturnes, les contrôles périodiques et les documents récurrents tournent selon un planning, avec une notification quand quelque chose échoue.
Les exceptions pour les personnes
Le cas standard se déroule tout seul. Tout ce qui est inhabituel s'arrête et arrive dans une liste de travail, avec la raison jointe.
03 · Construire

Capture de documents et extraction de données

Des factures, commandes et formulaires qui arrivent en PDF, scan, e-mail ou fichier structuré, transformés en données que votre système peut comptabiliser.

Un seul point d'entrée
Boîte mail, téléversement, scanner et portail fournisseurs mènent à la même file d'attente, pour que chaque document soit traité de la même façon et qu'aucun ne se perde.
Extraction
Les champs sont lus par reconnaissance de texte et par des modèles de langage là où ils aident, et livrés dans un schéma fixe. Voir conseil en IA.
Validation
Les totaux sont recalculés, les fournisseurs et les numéros de commande rapprochés de vos données de référence. Les documents douteux vont à une personne, avec le doute signalé.
Factures électroniques structurées
Les factures reçues sous forme de fichiers structurés, par exemple via le réseau Peppol, sont lues directement et passent les mêmes contrôles sans aucune étape de reconnaissance.
04 · Connecter

Intégration de systèmes

ERP, boutique en ligne, CRM, comptabilité, entrepôt et le système écrit il y a vingt ans : connectés pour que chacun continue à faire ce qu'il fait bien.

API REST
Des intégrations via les interfaces qu'offrent vos logiciels, et de nouvelles API documentées là où vos propres applications doivent être accessibles.
XML et XSLT
Des formats de messages mis en correspondance et transformés entre partenaires et systèmes, avec une validation de schéma pour qu'un message mal formé soit refusé à l'entrée.
Échanges de fichiers
Des fichiers CSV, à largeur fixe et XML via SFTP ou dossiers partagés, rendus fiables : contrôlés quant à leur complétude, archivés et jamais traités deux fois.
Systèmes existants
Les applications plus anciennes, y compris les programmes COBOL et leurs structures de fichiers, reçoivent une interface propre pour pouvoir rester en service pendant que le reste évolue.
05 · Nettoyer

ETL et qualité des données

Extraire, transformer, charger : déplacer des données entre systèmes et s'assurer qu'elles sont encore correctes à l'arrivée.

Pipelines
Des chargements répétables depuis les systèmes sources vers une base de données conçue pour le reporting, chaque étape étant journalisée et relançable.
Règles de qualité
Des contrôles sur les doublons, les champs manquants, les valeurs impossibles et les références cassées, avec un rapport de ce qui a été trouvé et où.
Données de référence
Une seule version convenue des clients, des produits et des fournisseurs, avec une règle claire sur le système qui fait foi pour chaque champ.
Migrations
Le passage à un nouveau système : mapping, essais à blanc, rapprochement des totaux et une bascule répétée avec une possibilité de retour arrière.
06 · Voir

Reporting et tableaux de bord

Les chiffres dont vous avez besoin pour piloter l'entreprise, actualisés automatiquement et définis une seule fois.

Les définitions d'abord
Qu'est-ce exactement qu'un chiffre d'affaires, une commande ouverte, un client actif ? Convenu et mis par écrit, pour que deux rapports ne se contredisent plus.
Quelques bons écrans
Par rôle, un petit nombre de tableaux de bord qui répondent aux questions posées chaque semaine. Le détail est à un clic, pas sur la première page.
Rapports planifiés
L'aperçu mensuel arrive dans la boîte mail sous forme de document ou de tableur, produit à partir des mêmes données que le tableau de bord.
Accès par rôle
Les personnes voient les chiffres qu'elles sont autorisées à voir. Les données personnelles et financières sont restreintes dès la conception.

Déroulement d'une mission

Petites étapes · une décision après chacune
  1. Premier entretien
    Un appel de trente minutes : le processus qui fait mal, les systèmes concernés.
    30 minutes
  2. Analyse
    Des cas réels suivis, le processus dessiné, les candidats classés.
    Modèle de processus + plan
  3. Première automatisation
    Un seul flux, construit sur des copies de test de vos systèmes, avec une démo.
    Logiciel fonctionnel
  4. Mise en production
    L'ancien et le nouveau tournent en parallèle jusqu'à ce que les résultats concordent, puis on bascule.
    En production
  5. Étendre
    Le monitoring est en place, le flux suivant est choisi dans la liste classée.
    Étape suivante convenue

Technologie

Choisie au cas par cas · rien n'est imposé
ModélisationModèles de processus BPMN, mappings de données, descriptions d'interfaces en OpenAPI
IntégrationAPI REST, XML & XSLT, fichiers CSV et à largeur fixe, SFTP, files de messages si nécessaire
ApplicationJava et Spring Boot, .NET, JavaScript, microservices, tâches planifiées
DonnéesPostgreSQL, SQL Server, pipelines ETL, contrôles de qualité des données
DocumentsReconnaissance de texte, modèles de langage pour l'extraction, formats de factures électroniques structurées
Systèmes existantsProgrammes COBOL et structures de fichiers, bases de données plus anciennes, environnements Linux et Windows Server

Quand cela convient, et quand cela ne convient pas

Une réunion d'économisée pour vous comme pour nous
Cela convient si
  • Les mêmes données sont saisies dans plus d'un système
  • Les rapports sont assemblés à la main dans des tableurs chaque mois
  • Un système plus ancien doit continuer à tourner mais devrait dialoguer avec les plus récents
  • Quelqu'un dans l'entreprise connaît le processus et peut en décider
Cela ne convient pas si
  • Le processus change chaque semaine et personne ne peut le décrire
  • Le vrai souhait est un nouvel ERP : choisissez alors celui-ci d'abord
  • Aucun système concerné n'a d'interface, d'export ou de base de données à laquelle nous pouvons accéder
  • Les exceptions ne pourront jamais être examinées par une personne

Questions sur l'automatisation et les données

Toutes les questions →
01Devons-nous remplacer nos logiciels actuels ?

En général, non. Le point de départ, ce sont les logiciels que vous avez. Nous nous y connectons par leur interface, leurs exports ou leur base de données, et nous ne conseillons un remplacement que lorsqu'un système bloque toute voie raisonnable.

02Notre système principal est très ancien. Est-ce un problème ?

C'est une contrainte, pas un obstacle. Les systèmes plus anciens, y compris les applications COBOL, peuvent souvent échanger des fichiers ou être enveloppés dans une interface. Nous regardons ce qui est possible avant de promettre quoi que ce soit. Voir développement logiciel.

03Quelle est la fiabilité de la lecture automatique des factures ?

Cela dépend de vos documents, et nous ne le savons qu'après avoir mesuré sur un échantillon. Quel que soit le résultat, des règles de validation et un contrôle humain pour les cas douteux font partie de la conception.

04Pouvez-vous nous aider pour la facturation électronique et Peppol ?

Nous pouvons connecter la réception et l'envoi de factures structurées à vos propres systèmes et processus. Quelles obligations s'appliquent à votre entreprise et à partir de quand est une question pour votre comptable.

05Que se passe-t-il quand une intégration échoue la nuit ?

Les échecs sont attendus et prévus dans la conception. Chaque transfert est journalisé, un transfert échoué déclenche une notification et peut être relancé sans créer de doublons. Qui est averti et dans quel délai quelqu'un réagit est convenu à l'avance.

06Nous faut-il un data warehouse pour des tableaux de bord ?

Souvent, une base de données de reporting modeste suffit pour une PME. Nous partons des questions auxquelles vous voulez une réponse et nous construisons le plus petit dispositif qui y répond de manière fiable.

Apportez la tâche que tout le monde redoute en fin de mois. Nous vous montrerons ce qui peut disparaître.

Réponse dans les trois jours ouvrables.Planifier un premier entretien automatisation →Notre méthode