A4IT
Diensten / Projectmanagement
06 / 08
Projectmanagement · Business- en functionele analyse

Elke week vooruitgang. Geen statuspresentatie erover.

Projectmanagement van begin tot einde met meetbare resultaten, van planning tot oplevering. Wij nemen scope, budget en kwaliteit op ons, zodat uw stakeholders elke week vooruitgang zien, geen statuspresentaties. Beproefde frameworks, geen overheadtheater. A4IT vult de rol in die uw project mist, voor de duur van een project of als interimopdracht.

Bespreek uw project → Rollen die we invullen Hoe een opdracht verloopt

Wat u krijgt, wat van u blijft, waar het ophoudt

Gezegd vóór het eerste gesprek
U krijgt
  • Eén persoon die scope, budget en kwaliteit op zich neemt, en het zegt wanneer een van de drie uitloopt
  • Een plan met data en eigenaars dat elke week wordt bijgewerkt, niet één keer bij de kick-off
  • Vereisten en ontwerpen die zo geschreven zijn dat business en ontwikkelaars hetzelfde lezen
  • Een overdracht op het einde: open punten, genomen beslissingen en waar alles bewaard is
Blijft van u
  • De beslissingen over prioriteit, budget en ingebruikname: wij bereiden ze voor, u neemt ze
  • Alle documenten, backlogs, modellen en rapporten, bewaard in uw eigen tools
  • De relatie met uw leveranciers en de contracten erachter
  • Het team: wij leiden en coachen uw mensen, wij vervangen ze niet
Grenzen
  • Geen gegarandeerde opleverdatum voordat scope en teamcapaciteit bekend zijn
  • Geen certificeringsclaims: we werken vanuit ervaring met de methodes, niet vanuit een badge
  • Geen aanwerving, ontslag of evaluatie van uw medewerkers; dat blijft bij hun leidinggevende
  • Geen juridische of financiële goedkeuring van contracten; we lezen ze alleen op scope en risico

Rollen die we invullen

Zes rollen · project of interim
01 · Leiden

Projectmanager

Van planning tot oplevering, met één persoon die aanspreekbaar is op scope, budget en kwaliteit. Voortgang wordt getoond in werkende resultaten, niet in slides.

Scope en planning
Wat erin zit, wat erbuiten valt en wat eerst komt. Een plan in stappen die klein genoeg zijn om te controleren, elk met een eigenaar en een datum.
Budgetopvolging
Uitgegeven, vastgelegd en nog te gaan, elke week vergeleken met het plan. Een afwijking wordt gemeld wanneer ze opduikt, met opties om bij te sturen.
Risico's en issues
Een korte lijst die echt wordt gebruikt: wat kan mislopen, wie het in het oog houdt en wat we doen als het gebeurt. Blokkades worden opgevolgd tot ze weg zijn.
Stakeholders en leveranciers
Eén aanspreekpunt voor management, gebruikers en externe partijen. Afspraken worden uitgeschreven en opgevolgd, ook de ongemakkelijke.
02 · Leiden

Agile coach, scrum master en ondersteuning van de product owner

Agile methodologie: werkende software boven ceremonie. Samenwerking met de klant en inspelen op verandering, toegepast en niet gepreekt.

Scrum master
Planning, daily stand-up, review en retrospective blijven kort en nuttig. Obstakels worden tussen de meetings weggewerkt, niet erin genoteerd.
Ondersteuning van de product owner
Een backlog die geordend, ingeschat en begrepen is. We helpen uw product owner stories te schrijven, prioriteiten te stellen en met redenen nee te zeggen.
Het team coachen
Voor teams die met agile starten of erin vastzitten. We werken enkele sprints naast het team en laten gewoontes achter, geen handboek.
Regelmatige demo's
Op het einde van elke iteratie toont het team wat werkt. Stakeholders reageren op iets echts en de volgende iteratie wordt bijgestuurd.
03 · Analyseren

Businessanalist

De brug tussen business en techniek: vereisten, procesmodellering en afstemming met stakeholders, voordat iemand code schrijft of een licentie tekent.

Vereisten
Interviews en workshops met de mensen die het werk doen. Het resultaat is een lijst van behoeften met een reden en een prioriteit, geen verlanglijst.
Procesmodellering
Het huidige proces en het beoogde, getekend in BPMN zodat iedereen kan volgen wie wat doet, wanneer en met welke informatie.
Afstemming met stakeholders
Afdelingen willen vaak verschillende dingen van één systeem. We leggen de conflicten vroeg op tafel en krijgen over elk een beslissing.
Businesscase en opties
Bouwen, kopen of aanpassen wat er is. De opties worden naast elkaar gezet met inspanning, impact en risico, als input voor uw beslissing.
04 · Analyseren

Functioneel analist

Van afgesproken vereisten naar een beschrijving die een ontwikkelaar kan bouwen en een tester kan controleren.

Functionele ontwerpen
Schermen, regels, statussen en uitzonderingen beschreven per functie, in taal die de business kan goedkeuren en de ontwikkelaar kan gebruiken.
Use cases en user stories
Elk met acceptatiecriteria die getest kunnen worden. Een story is klaar wanneer de criteria slagen, niet wanneer iemand vindt dat ze af is.
Data- en interfacespecificaties
Welke velden, welke formaten, welk systeem de bron is en wat er met andere applicaties wordt uitgewisseld, foutgevallen inbegrepen.
Testscenario's en acceptatie
Scenario's afgeleid uit het ontwerp, en ondersteuning van uw gebruikers tijdens de acceptatietests: cases voorbereiden, bevindingen loggen, opnieuw testen.
05 · Veranderen

Changemanagement en procesvereenvoudiging

Een systeem dat is opgeleverd maar niet wordt gebruikt, heeft geld gekost en niets veranderd. Dit is het werk dat ervoor zorgt dat het gebruikt wordt.

Impact per rol
Wat verandert er voor wie, vanaf welke dag. Uitgeschreven per functie in het bedrijf, zodat niemand het pas bij de ingebruikname ontdekt.
Procesvereenvoudiging
Voordat een proces wordt geautomatiseerd, halen we de stappen weg die niemand nodig heeft: dubbele invoer, goedkeuringen zonder doel, rapporten die niemand leest.
Communicatie en opleiding
Korte berichten op het juiste moment en praktijksessies met echte cases, gepland samen met de mensen die de teams leiden.
Opvolging na de ingebruikname
De eerste weken bepalen of oude gewoontes terugkeren. We blijven dichtbij, verzamelen de vragen en sturen het proces of de tool bij.
06 · Sturen

PMO, rapportering en governance

Voor bedrijven met meerdere projecten tegelijk en geen duidelijk zicht op welk project in de problemen zit.

Portfolio-overzicht
Alle lopende en geplande projecten op één pagina: doel, eigenaar, status, budget en volgende mijlpaal. Actueel gehouden, niet voor elke vergadering opnieuw opgebouwd.
Eén rapporteringsformaat
Eén kort rapport per project met overal dezelfde velden, zodat het management projecten vergelijkt in plaats van lay-outs.
Beslissingsritme
Een vaste stuurgroepvergadering met een duidelijke agenda: wat vraagt een beslissing, wat zijn de opties, wie beslist. Beslissingen worden gelogd.
Lichte sjablonen
Een projectcharter, een risicolijst en een formulier voor wijzigingsaanvragen die elk op één pagina passen. Governance op maat van een kmo.

Hoe een opdracht verloopt

Kleine stappen · na elke stap een beslissing
  1. Intake
    Een gesprek van dertig minuten: uw project, de rol die u mist, uw beperkingen.
    30 minuten
  2. Beoordeling
    We lezen wat er is en praten met de sleutelpersonen. U krijgt onze kijk op papier.
    Bevindingen + voorstel
  3. Opstart
    Scope, plan, rollen en rapportering afgesproken met de sponsor en het team.
    Afgesproken plan
  4. Uitvoering
    Korte iteraties, regelmatige demo's en een wekelijkse status die u in twee minuten leest.
    Zichtbare voortgang
  5. Overdracht
    Documenten, open punten en beslissingen overgedragen aan de mensen die verdergaan.
    U neemt het over

Methodes en tools

Gekozen per project · niets is verplicht
AgileScrum en kanban, met korte iteraties, regelmatige demo's en een backlog die van de business is
WatervalGefaseerde oplevering waar het contract, een vaste scope of een leverancier dat vraagt
ModelleringBPMN voor processen, use cases en user stories met acceptatiecriteria voor functies
ToolsJIRA voor backlog en opvolging, Confluence voor documentatie, of de tools die u al gebruikt
VeranderingChangemanagement: impact per rol, communicatie, opleiding en opvolging na de ingebruikname
ProcesProcesvereenvoudiging vóór automatisering, zodat verspilling wordt weggenomen en niet ingebouwd

Goede match, en geen match

Bespaart ons allebei een vergadering
Een goede match als
  • Een project gestart is maar niemand eigenaar is van het geheel
  • Business en IT dezelfde woorden gebruiken en iets anders bedoelen
  • U een ervaren rol nodig hebt voor enkele maanden, geen vaste aanwerving
  • U slecht nieuws wilt horen in de week dat het gebeurt
Geen match als
  • Van de rol wordt verwacht dat ze groen rapporteert, wat de feiten ook zijn
  • Geen sponsor in het bedrijf beslissingen kan nemen over scope en budget
  • U een volledig projectbureau met veel mensen nodig hebt dat elke dag ter plaatse is
  • Een certificaat op papier voor u zwaarder weegt dan het trackrecord

Vragen over projectmanagement

Alle vragen →
01Met wie werken we eigenlijk?

Met Tim De Smedt, die A4IT heeft opgericht en leidt en meer dan tien jaar ervaring heeft in enterprisesoftwareontwikkeling en projectmanagement. U werkt rechtstreeks met hem, zonder tussenpersonen. Meer op de pagina over A4IT.

02Kunt u instappen in een project dat al loopt?

Ja. Dat is de gebruikelijke situatie. We starten met een korte beoordeling van plan, budget, backlog en team, zeggen u wat we hebben gevonden en spreken af wat eerst verandert.

03Agile of waterval?

Agile waar vereisten zullen verschuiven en feedback goedkoop is, en dat is het meeste softwarewerk. Waterval waar een contract of een vaste scope fases en formele goedkeuringen vraagt. Vaak is het een mix, en we zeggen welk deel wat is.

04Werkt u ter plaatse of op afstand?

A4IT is gevestigd in België en werkt op afstand voor klanten overal. Workshops en belangrijke vergaderingen kunnen ter plaatse in België plaatsvinden wanneer dat beter werkt. Het ritme wordt per opdracht afgesproken.

05Kunt u ook bouwen wat u analyseert?

Ja, als u dat wilt. Analyse en bouw kunnen bij A4IT blijven, of de analyse kan worden overgedragen aan uw eigen ontwikkelaars of leverancier. Zie softwareontwikkeling en automatisering & data.

06Hoe weten we dat het project op schema zit?

Door wat getoond wordt, niet door wat gerapporteerd wordt. Elke iteratie eindigt met een demo van werkende resultaten, en de wekelijkse status vermeldt in gewone taal scope, budget, risico's en de beslissingen die nodig zijn. Zie hoe we werken.

Breng één project mee dat vastzit. Wij zeggen u wat we eerst zouden doen.

Antwoord binnen drie werkdagen.Bespreek uw project →Hoe we werken